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如何提高计划生育档案管理水平

发布时间:2016-12-13 14:43

  计划生育管理纷繁复杂、涉及较多档案信息,做好档案管理工作,成为开展计划生育工作的一项基础,本文结合当前计划生育档案管理中存在的突出问题,对提升档案管理水平的对策措施进行了探究。

 

  一、当前计生档案管理中存在的突出问题

 

  ()对档案管理缺乏足够认识

 

  个别领导对计生档案管理工作重视不够,将其简单的看作是对材料的收集和保存,造成工作人员对工作的忽视,各项档案管理措施沦为形式,在档案收集、保存、清理、审查等过程中不注重程序,对档案的数量及保存方式是否正确不够关注,降低了档案管理质量,影响了档案作用的发挥。管理制度不健全,档案的收集存在缺失、落漏等情况,管理比较分散,缺乏档案信息的整体性,特别是在档案管理职责和考核标准设计中,没有统一明确的标准和考核体系,特别是没有将档案管理纳入计生管理的目标考核体系。因此,档案存在较多错误、遗漏、丢失等问题,甚至存在一定的虚假现象,档案真实性存在缺陷。

 

  ()档案利用率较低

 

  在计生档案管理中,普遍存在重管轻用的问题,档案管理场所和设备比较陈旧,利用方式单一、渠道不多,造成管理中容易出现一定损失。档案管理现代化水平不高,管理技术落后,特别是档案管理信息化、网络化应用水平不高,数字化档案程度较低,大都利用人工进行收集、储存、检索,利用效率不高,信息量缺乏有效整合。虽然个别单位已经配备了计生档案电子管理系统,建立了电子数据库进行档案存储和使用,但在长期对档案管理缺乏足够重视的背景下,对电子数据库的维护更新不及时,造成电子档案整体性得不到保障,在查找某项数据并未纳入电子数据库后,还是要查找和检索纸质档案,没有发挥出电子档案方便、快捷的特性。

 

  ()档案管理人员素质有待提高

 

  当前从事档案管理特别是基层档案管理工作的人员,多是由计生人员担任,很大一部分工作人员年龄偏大、知识层次较低、专业素养不强,特别是计生人员存在较强的流动性,档案管理人员配备也比较随意,个别人员是从办公室、工会或群团组织转移过来的,缺乏档案管理的专业背景和工作经历。同时,计生档案管理人员很少有机会开展专门的档案管理知识培训,在日常档案管理中多是凭借经验开展工作,在思想上、观念上、能力上都存在与时代发展要求脱节的问题,缺乏开展档案管理工作的创造力和活力。

 

  二、提升计生档案管理水平的对策措施

 

  ()强化对计生档案管理的重视程度

 

  各级单位领导同志要把计生档案管理作为抓好计生工作的一项基础,将计生档案管理水平提上重要议事日程,为其提供充足的经费保障。要通过印发宣传册、制作展板等多种形式,或借助召开计生工作会议的机会,宣传计生档案管理的重要性,强化计生档案管理人员的责任感和使命感,让全体职工都明确计生档案的重要性,形成支持计生档案管理的强大合力。

 

  ()健全计生档案管理制度

 

  要将计生档案管理工作纳入计生工作目标责任考核进行同安排、同部署、同考核,形成健全完善的考核激励机制,提升对计生档案管理的重视程度。在此基础上,建立完善的档案管理规章制度体系,形成从档案收集、形成、储存一直到使用的完整的制度规范。要明确档案管理责任,划分专门的档案信息管理部门和设置专门岗位,确保计生档案管理工作合理有序推进。针对工作人员流动性大、配备不全等问题,要配足配齐档案管理人员,在工作调整中要综合考虑档案管理工作的连续性,调整后要做好交接工作再转移到新的工作岗位。

 

  ()提升计生档案管理队伍素质

 

  计生档案管理工作是由管理人员具体实施的,工作人员的素质高低直接影响到档案管理成效。要注重加强职业道德培训,结合考核制度培训学习,让工作人员明确自身承担的岗位职责和工作的重要意义,倒逼工作人员严格要求自己,积极开展工作,防止因马虎大意或人为因素造成的档案缺失、落漏或错误等问题。要根据工作需要,与人力资源部门沟通,招聘专业知识储备丰厚、工作经验丰富的人员从事档案管理工作。对现有的工作人员,要综合采取专家讲座、外出学习、脱岗到高校轮训、座谈交流等多种形式,提升档案管理专业素养,并落实一帮一、师带徒等制度,提升档案管理队伍的整体素质。

 

  ()改善档案管理基础条件

 

  要加大对档案管理工作的投入,及时更新档案管理设施设备,配备专门场所进行档案存放,特别要配备空调、灭虫、灭火、除湿等专业技术手段和设备,尽量减少档案损坏等情况出现。要顺应档案管理数字化发展方向,在搞好纸质档案管理的同时,配备计算机和各类专业软件,将有关的档案信息录入电子数据库,实现一档双存,方便档案的查阅和使用,提升档案管理和使用效率。但是,在电子档案使用中,要结合网络技术特点和缺陷,及时更新软硬件系统和网络系统,确保电子数据库始终处于最佳运行状态;抓好安全性建设,加强各类杀毒软件和安全软件的应用,及时更新杀毒软件、更换防火墙,及时进行数据库登陆密码和验证码的更改,防止电子档案被病毒侵入破坏或是数据泄露等问题出现。

 

  三、结语

 

  综上所述,在计生管理中,档案管理是一项基础性工作,但长期以来缺乏足够重视,档案管理存在一些问题,针对存在的突出问题采取有效措施加以解决,有利于提升计生档案管理水平,更好地服务计生管理工作。

 

  作者:于洁 来源:现代企业文化·理论版 201617

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